Datenschutz

1. Geltungsbereich und Verantwortlicher

Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Walterhub-Website unter walterhub.cloud und der Weiterleitungsadresse www.walterhub.cloud sowie bei Anfragen zum Angebot. Sie beschreiben die öffentliche Produktwebsite. Die Nutzung einer Walterhub-Cloud-Anwendung ist nicht Gegenstand dieser Hinweise.

Die zusätzlichen Adressen walterhub.de, walterhub.eu, walterplatform.com, walterplatform.de und walterplatform.eu leiten jeweils mit und ohne www auf walterhub.cloud weiter. Auch diese Weiterleitungen werden durch Cloudflare bereitgestellt; dabei fallen die in Abschnitt 2 beschriebenen technischen Verbindungsdaten an.

Verantwortlich ist:
Tim Merlin Walter
Leinsamenweg 24
50933 Köln
Deutschland

E-Mail: kontakt@walter-ki.de
Telefon: +49 173 6122001

2. Bereitstellung und Schutz der Website

Die Website wird über Cloudflare Workers mit Static Assets bereitgestellt. Cloudflare übernimmt die Auslieferung der Inhalte.

Bei einem Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, technische Browserinformationen und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite übermittelt. Hinzu kommen technische Daten zur Bearbeitung der Anfrage, etwa HTTP-Status und sicherheitsrelevante Ereignisse. Diese Verarbeitung ermöglicht die Verbindung, die Auslieferung und die Abwehr von Missbrauch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer zuverlässig erreichbaren und sicheren Website.

Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Technische Empfänger sind die Cloudflare-Unternehmen und die für die Leistung eingesetzten Unterauftragnehmer. Cloudflare verarbeitet übermittelte Inhalte und kundenbezogene Protokolle im Auftrag. Für bestimmte eigene Netzwerk- und Sicherheitsverarbeitungen beschreibt Cloudflare eine eigene Verantwortlichkeit in seinen Datenschutzhinweisen.

Technische Protokolldaten werden nur so lange benötigt, wie dies für die Bereitstellung, Fehleranalyse und Behandlung konkreter Sicherheitsvorfälle erforderlich ist. Für einen Vorfall benötigte Daten können bis zu dessen Aufklärung und der Klärung damit verbundener Ansprüche aufbewahrt werden. Für Verarbeitungen in eigener Verantwortlichkeit gelten die von Cloudflare erläuterten Aufbewahrungskriterien. Informationen zu internationalen Übermittlungen finden Sie in Abschnitt 5.

3. Kontaktaufnahme und Microsoft 365

Die Kontaktlinks öffnen Ihr E-Mail-Programm. Erst wenn Sie eine Nachricht versenden, werden deren Inhalt und die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage übermittelt. Das Postfach wird mit Microsoft 365 / Office 365 betrieben.

Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name, Unternehmen und Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie technische Versand- und Empfangsdaten. Zweck sind die Beantwortung Ihrer Anfrage, die Abstimmung eines möglichen Auftrags und die zugehörige Geschäftskorrespondenz.

Microsoft Copilot wird nicht zum Lesen, Zusammenfassen oder Verfassen dieser E-Mail-Korrespondenz eingesetzt. Die gesonderten HubSpot-Funktionen sind in Abschnitt 4 beschrieben.

Soweit Sie selbst Vertragspartei sind und Ihre Anfrage einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Sonstige Anfragen, insbesondere von Ansprechpersonen eines Unternehmens, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO bearbeitet. Das berechtigte Interesse ist die sachgerechte geschäftliche Kommunikation.

Microsoft 365 Business Standard wird direkt bei Microsoft bezogen. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Empfänger sind der Verantwortliche sowie die an der Leistung beteiligten Microsoft-Unternehmen und deren für den E-Mail-Dienst eingesetzte Unterauftragnehmer. Microsoft 365 dient hierbei der Verarbeitung und Speicherung der Korrespondenz. Die zusätzlichen Verarbeitungsschritte in HubSpot sind im folgenden Abschnitt beschrieben.

Für Exchange Online weist das Microsoft-365-Admin-Center Deutschland als Datenspeicherort aus. Dies beschreibt die Speicherung der vom Standortnachweis erfassten Daten und bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitungen oder Supportzugriffe ausschließlich in Deutschland stattfinden. Informationen zu internationalen Übermittlungen finden Sie in Abschnitt 5.

Die Angaben erfolgen freiwillig. Ohne eine erreichbare Kontaktadresse und die zur Einordnung erforderlichen Informationen kann die Anfrage unter Umständen nicht beantwortet werden. Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für Ihr Anliegen erforderlich sind.

4. Verwaltung von Anfragen in HubSpot

Anfragen werden zusätzlich im Kundenbeziehungsmanagement-System HubSpot verwaltet. Dazu gehören die übermittelten Kontaktdaten, Unternehmensangaben, der Inhalt und Verlauf der Anfrage sowie dazugehörige Bearbeitungsnotizen. Das Microsoft-365-Postfach ist mit HubSpot verbunden. E-Mails können dadurch automatisch im CRM protokolliert werden; dabei können auch Anhänge gespeichert und für bisher unbekannte Absender neue Kontakte angelegt werden. Dies dient der geordneten Bearbeitung und der Nachverfolgung vereinbarter nächster Schritte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in einer nachvollziehbaren Organisation der Anfragen und Geschäftskontakte. Soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen persönlich oder für von Ihnen gewünschte vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Anbieter ist HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin, Deutschland. Empfänger sind die mit der Bearbeitung betrauten Personen sowie HubSpot-Unternehmen einschließlich HubSpot, Inc. in den USA und deren eingesetzte Unterauftragnehmer. Die hier beschriebene Kontaktverwaltung erfolgt im Auftrag des Verantwortlichen.

Als Datenhosting-Standort des HubSpot-Kontos ist die Europäische Union (Deutschland) eingestellt. Dies schließt internationale Übermittlungen, insbesondere für Support und eingesetzte Unterauftragnehmer, nicht aus; siehe Abschnitt 5.

HubSpot-KI-Assistenz wird für die Bearbeitung Ihrer Anfragen nicht eingesetzt. Seit dem 3. November 2026 sind außerdem die Nutzung von Kundendaten für das KI-Modelltraining und die Freigabe von Intent-Daten deaktiviert. Die KI-Assistenzfunktionen sind im Konto weiterhin freigeschaltet, werden vom Verantwortlichen jedoch nicht genutzt. Das Trainings-Opt-out entfernt keine bereits zuvor in ein trainiertes Modell eingeflossenen Daten.

Ebenfalls seit dem 3. November 2026 ist die Nachverfolgung von E-Mail-Öffnungen und Linkklicks in den kontoweiten Einstellungen für persönliche und Marketing-E-Mails deaktiviert. Für neue Marketing-E-Mails werden außerdem keine HubSpot-Quellen- oder Identitäts-Trackingparameter ergänzt. Bereits versandte Marketing-E-Mails werden dadurch nicht nachträglich verändert. Die Speicherung der Korrespondenz zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bleibt davon unberührt.

Auf dieser Website sind keine HubSpot-Formulare, Buchungskalender oder HubSpot-Trackingcodes eingebettet. Ein bloßer Besuch der Website übermittelt deshalb über deren Seitencode keine Daten an HubSpot. Die Kontaktaufnahme ist keine Anmeldung zu einem Newsletter.

5. Empfänger außerhalb der EU und des EWR

Cloudflare, Microsoft und HubSpot sind international tätige Anbieter. Bei der Leistungserbringung können Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Ein europäischer Speicherort allein schließt Zugriffe aus anderen Ländern nicht aus.

Grundlage der Auftragsverarbeitung sind die in die jeweiligen Dienstleistungsbedingungen einbezogenen Datenschutzvereinbarungen (Data Processing Addenda beziehungsweise Agreements). Diese regeln auch internationale Übermittlungen und sehen hierfür EU-Standardvertragsklauseln vor. Soweit eine Übermittlung durch einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission erfasst ist, kann sie auf dieser Grundlage erfolgen. Ein solcher Beschluss zum EU-US Data Privacy Framework erfasst nur die entsprechend zertifizierten US-Empfänger und die davon abgedeckten Verarbeitungen.

Die veröffentlichten Regelungen finden Sie im Cloudflare Data Processing Addendum, im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum und im HubSpot Data Processing Agreement. Auskunft zu den eingesetzten Garantien und eine Kopie können Sie über die oben genannte Kontaktadresse anfordern.

6. Aufbewahrung von Anfragen und Korrespondenz

Anfragen und zugehörige CRM-Einträge werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere verabredete Kommunikation oder Geschäftsbeziehung ihre Aufbewahrung erfordert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die erforderliche Sicherung konkreter Rechtsansprüche können eine längere Speicherung rechtfertigen. Die bloße Möglichkeit eines späteren Vertriebsinteresses begründet keine unbegrenzte Aufbewahrung.

Für allgemeine Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, gilt eine Obergrenze von sechs Monaten nach Abschluss der Bearbeitung. Eine Speicherung innerhalb dieser Zeit erfolgt nur, soweit sie für begründete Rückfragen noch erforderlich ist. Ohne diesen Zweck werden die Daten früher gelöscht. Die Prüfung erfolgt monatlich; die Obergrenze wird dadurch nicht verlängert. Eine längere Aufbewahrung setzt einen dokumentierten Vertrags-, gesetzlichen Aufbewahrungs- oder sonstigen Rechtsgrund voraus.

Der Verantwortliche führt die Prüfung und Löschung manuell durch. Sie umfasst die zugehörige Korrespondenz im Microsoft-365-Postfach, die CRM-Daten und die zugehörigen Anhänge. Löschanfragen und Widerrufe werden unverzüglich geprüft und nicht bis zur monatlichen Prüfung zurückgestellt. Eine automatische Löschung allgemeiner Anfragen nach 30 Tagen findet nicht statt.

Die Entfernung aus dem Postfach oder CRM ist von der endgültigen Entfernung aus technischen Wiederherstellungsbereichen zu unterscheiden. In diesen Bereichen können Kopien bis zum Ablauf der dienstbezogenen Wiederherstellungsfrist fortbestehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder eine erforderliche Beweissicherung können die endgültige Entfernung einzelner Daten aufschieben. Solche Kopien werden nicht für die weitere Bearbeitung oder Werbung genutzt; bei einer Wiederherstellung ist die zuvor veranlasste Löschung erneut zu berücksichtigen.

Soweit gesetzlich aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe vorliegen, beträgt die Frist grundsätzlich sechs Jahre; für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Nicht jede unverbindliche Anfrage fällt darunter.

Eine gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Eine zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Ansprüche notwendige Speicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nach Wegfall des jeweiligen Grundes werden die betroffenen Daten gelöscht.

7. Cookies, Schriftarten und Reichweitenmessung

Schriftarten und Produktbilder werden zusammen mit der Website ausgeliefert. Google Analytics, externe Videoplayer, Social-Media-Plugins und Verbindungen zur Walterhub-Cloud-Anwendung sind nicht eingebunden.

Mit Ihrer vorherigen Einwilligung verwenden wir Cloudflare Web Analytics, um Seitenaufrufe und die technische Leistung dieser Website auszuwerten und die Inhalte und Ladezeiten zu verbessern. Anbieter ist Cloudflare, Inc.; Anschrift und Informationen zu Empfängern finden Sie in Abschnitt 2, zu internationalen Übermittlungen einschließlich möglicher Verarbeitung in den USA in Abschnitt 5. Ohne Zustimmung wird das Analyse-Skript nicht geladen. Die Website ist auch bei Ablehnung vollständig nutzbar.

Erfasst werden insbesondere die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie Lade- und Interaktionszeiten. Zur Zuordnung von Messwerten wird eine Kennung für den einzelnen Seitenaufruf erzeugt. Die IP-Adresse wird bei der Übertragung technisch verarbeitet; nach Angaben von Cloudflare wird sie am nächstgelegenen Rechenzentrum verworfen und nicht in den zentralen RUM-Datenbanken oder -Protokollen gespeichert. Cloudflare beschreibt den Dienst als ohne Analyse-Cookies, dauerhafte Besucherkennungen und Fingerprinting. Es werden keine Werbeprofile erstellt.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie jederzeit über „Analyse-Einstellungen“ im Seitenfuß mit „Analyse ablehnen“ für die Zukunft widerrufen. Die Seite lädt dabei neu, um die laufende Messung zu beenden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Die Auswahl (erlaubt oder abgelehnt) und ihr Ablaufzeitpunkt werden für 180 Tage unter walterhub-analytics-consent-v1 im Local Storage Ihres Browsers gespeichert. Dieser Eintrag enthält keine individuelle Besucherkennung und wird nicht an Cloudflare übermittelt. Er dient ausschließlich dazu, Ihre Datenschutzwahl umzusetzen; Grundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse an der Beachtung Ihrer Wahl. Bei gesperrtem Browserspeicher gilt die Auswahl nur für die aktuelle Seite. Nach Ablauf oder Löschen des Eintrags wird erneut gefragt; bis zu einer neuen Zustimmung bleibt die Analyse aus.

Cloudflare nennt für die unverdichteten Messdaten eine Speicherung von sieben Tagen; anschließend werden Daten für die längerfristige Auswertung verdichtet. Im Dashboard sind Auswertungen der vergangenen sechs Monate abrufbar. Dieser Abrufzeitraum ist keine Zusage, dass sämtliche technischen Kopien nach genau sechs Monaten gelöscht sind. Wir führen keine zusätzlichen Exporte oder personenbezogenen Besucherlisten. Weitere Informationen: Cloudflare zur Datenerhebung und Cloudflare zu Auswertung und Speicherung.

8. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an kontakt@walter-ki.de wenden.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für den Sitz des Verantwortlichen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf; Kontakt und Beschwerdemöglichkeiten der LDI NRW.

9. Ihr Widerspruchsrecht

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Die betreffende Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Ein Widerspruch ist über die oben genannte Kontaktadresse möglich.

10. Automatisierte Entscheidungen

Über diese Produktwebsite werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO über Sie getroffen.